För byrån är det viktigt att inget företag publiceras på Klagomålslistan i onödan. Därför startar byrån en tidig dialog med företag som riskerar att publiceras på Klagomålslistan med syfte att förmå dessa företag att minska klagomålen och därmed undvika publicering.
Företagen som blir aktuella i byråns vägledning och som riskerar att hamna på Klagomålslistan får information från byrån om vad deras kunder klagar på så att företaget sedan kan vidta åtgärder för att minska klagomålen och lösa kundernas problem. I det fall som det enskilda företaget tar klagomålen på allvar och vidtar åtgärder för att lösa problemen undviker företaget att publiceras på Klagomålslistan.
Dialogen med enskilda företag startar så snart som möjligt efter det att de första kunderna har kontaktat byrån med klagomål mot företaget. Byrån kan också återuppta dialogen med företag som på nytt har börjat att generera klagomål. Även den dialogen startas så snart som möjligt efter det att företaget har börjat att få nya klagomål.
I byråns dialog med företaget vid denna tidpunkt lämnas följande information:
- Antalet klagomål som byrån tagit emot från företagets kunder.
- Vad klagomålen handlar om.
- Hur Klagomålslistan fungerar.
I det fall som företaget har ambitionen att komma till rätta med de problem som kunderna klagar på så erbjuder byrån vid denna tidpunkt också en fördjupad dialog som då inkluderar information om vilken vägledning som byrån lämnar till kunderna.
